Sistem Informasi Manajemen Kampus (SIMKA)

Sistem Informasi Manajemen Kampus (SIMKA) adalah sistem yang digunakan untuk melakukan pengolahan data dan informasi kampus bagi kepentingan sivitas akademika serta kepentingan pihak ketiga (pemerintah dan publik). Sistem ini kami kembangkan sebagai pilot project sehingga nantinya jika sistem ini digunakan oleh perguruan tinggi lain maka diharapkan memiliki kecocokan sistem yang mendekati 100%.

Tentu saja, dikarenakan SIMKA ini dibuat untuk sistem pendidikan perguruan tinggi di Indonesia, maka sistem ini akan selalu mengikuti perkembangan peraturan dan kebijakan pemerintah dalam pendidikan tinggi. Salah satunya adalah pelaporan persemester (EPSBED) perguruan tinggi. Sistem Informasi Manajemen Kampus ini tentunya juga memiliki fitur export data ke format database yang digunakan DIKTI dalam pelaporan EPSBED sehingga perguruan tinggi yang menggunakan SIMKA tidak perlu repot-repot lagi melakukan input data dua kali.

Selain fitur export data ke EPSBED yang menjadi unggulan kami, berikut adalah beberapa keunggulan lainnya :

1. Berbasis web sehingga tidak membutuhkan software OS yang mahal untuk mengaplikasikannya. Bisa juga dipakai OS yang open source seperti Linux sebagai OS di server untuk meminimalkan biaya.
2. Kemudahan dalam penggunaannya karena memiliki menu-menu yang terbagi secara sistematis dan mudah dipahami (user-friendly interface).
3. Berbahasa Indonesia
4. Kustomisasi minor sesuai kebutuhan perguruan tinggi yang bersangkutan. Minor disini adalah selama tidak merubah sistem dan struktur database yang ada
5. Patch dan bug fixed gratis setiap kali kami meluncurkan versi baru
6. Bimbingan Penggunaan SIMKA melalui Pelatihan Terjadwal untuk 2 orang administrator.
7. Dukungan Bantuan dan Pemeliharaan SIMKA melalui telepon, chat, email, dan sms
8. Kunjungan maksimal 2 kali dalam sebulan tetapi sifatnya tidak wajib, hanya jika diperlukan (tergantung kebutuhan dan perjanjian). Kunjungan diluar kota Blitar dan Malang dikenakan biaya transportasi dan akomodasi.

Sistem Informasi Manajemen Kampus (SIMKA) ini dibangun bagi kebutuhan perguruan tinggi akan pengelolaan data dan informasi kampus melalui teknologi informasi untuk memudahkan institusi perguruan tinggi, mahasiswa dan dosen, serta masyarakat memperoleh informasi yang akurat dan cepat tentang perkembangan perguruan tinggi tersebut. Oleh karena itu Sistem Informasi Manajemen Kampus (SIMKA) ini terdiri dari beberapa aplikasi diantaranya :

1. Sistem Informasi Umum (Portal Kampus).
   Sistem Informasi Umum (Portal Kampus) dibangun sebagai suatu sistem yang bisa berdiri sendiri tanpa tergantung sub-sistem dalam SIMKA lainnya. Sistem Informasi Umum (Portal Kampus) memiliki fitur-fitur yaitu Profil Perguruan Tinggi (Visi, Misi, Fasilitas, Program Studi, dll), Info Fasilitas, Berita dan Artikel, Agenda/Kalender Akademik, Forum, Galeri Foto, Admisi Online, Pesan antar mahasiswa atau dosen dan Buku Tamu
2. Sistem Informasi Akademik
   Sistem Informasi Akademik dibangun menggunakan sistem bertingkat sesuai dengan tugas dan tanggung-jawab masing-masing bagian dalam perguruan tinggi, yaitu :
1. Administrator, memiliki fungsi sebagai pengendali utama sistem informasi akademik yang memiliki menu :
• Master Data : Pengelolaan data Profil Perguruan Tinggi dan BP-PT, Pengaturan data pimpinan dan program studi, Pengelolaan data dosen dan karyawan
• Transaksi Akademik : Pengaturan Admisi Maba dan KRS/KHS Manual
• Manajemen Sistem : Penentuan Hak Akses untuk setiap bagian sistem, Optimize Database dan Ubah Password Administrator
• Laporan-Laporan : Cetak Laporan Evaluasi Diri dan Laporan Pendukung Akreditasi
• Konversi Database ke EPSBED Dikti
2. Jurusan, memiliki fungsi pengaturan kegiatan perkuliahan, penelitian dan pengabdian masyarakat mahasiswa sesuai dengan jurusan/program studi masing-masing, dengan menu-menu :
• Pengaturan Mata Kuliah dan Cetak Daftar Mata Kuliah Per Semester
• Manajemen Pindah Kelas/Jurusan
• Pengaturan Pembimbing Akademik
• Manajemen Tugas Akhir : Pengelolaan Pembimbing KKN/PKN, Pengelolaan Pembimbing Skripsi, dan Pengelolaan Master Judul Skripsi Mahasiswa
• Ubah Password Admin Jurusan
3. Tata Usaha / Pengajaran, memiliki fungsi mengelola kegiatan belajar mengajar agar memiliki sinergi antar jurusan sehingga kegiatan perkuliahan tidak tumpang tindih antar jurusan. Menu-menunya antara lain :
• Pemilihan Jurusan yang akan dikelola
• Master Kegiatan Akademik : Pengaturan Semester Aktif, Pengaturan Jam Kuliah dan Jam Ujian, Pengaturan Bobot Nilai Huruf, Penentuan Konversi Nilai Angka ke Huruf, Pengaturan Konversi Kurikulum dan Cetak Data Konversi Kurikulum
• Master Kemahasiswaan : Data Kapasitas Maba, Pengelolaan Biodata Mahasiswa, Cetak Info dan Status Mahasiswa
• Perkuliahan : Data IP/IPK dan SKS Kumulatif Mahasiswa per angkatan, Pengelolaan Kelas Gabungan antar Jurusan, Pengaturan Jadwal Kuliah Dosen dan Kelas, Pelaporan Aktifitas Kelas (Total Dosen Masuk, Jumlah Mahasiswa per Kelas, Cetak Absensi, Cetak Daftar Hadir Ujian, Cetak Daftar Nilai), Cetak Jadwal Mata Kuliah, Pengelolaan Ujian Skripsi, Generate Nilai Sementara dan Cetak KHS Mahasiswa
• Ubah Password administrator Tata Usaha
4. Dosen, yang digunakan untuk kegiatan proses belajar mengajar dan berinteraksi dengan mahasiswa. Terdiri dari menu-menu :
• Perkuliahan : Info Jadwal Mengajar dan Kegiatan e-Learning (Pemberian Materi Kuliah, Tugas, Tanya Jawab/Kuis dan Pembuatan Satuan Acara Perkuliahan) untuk mahasiswa
• Pengelolaan Nilai Hasil Studi Mahasiswa : Pembobotan Komponen Nilai (Kompetensi, Absensi, Ujian Tengah Semester, dan Ujian Akhir Semester), Pemasukkan dan Penghitungan Nilai Akhir Mahasiswa serta Cetak Daftar Peserta dan Nilai Akhir (DPNA).
• Kegiatan Bimbingan : Bimbingan KKN/PKN dan Bimbingan Skripsi Mahasiswa jika ditunjuk menjadi pembimbing.
• Biodata : Lihat Biodata Dosen, Ubah Biodata dan Ubah Password
5. Mahasiswa, yang digunakan untuk memantau kegiatan akademik dan berinteraksi dengan dosen. Terdiri dari menu-menu :
• Perkuliahan : Info Jadwal Kuliah, Pengaturan Kartu Rencana Studi, Kegiatan e-Learning (Materi Kuliah, Tugas, Tanya Jawab/Kuis dan Info Satuan Acara Perkuliahan)
• Nilai Hasil Studi : Info Kartu Hasil Studi dan Transkrip Sementara Mahasiswa
• Keuangan (jika Sistem Informasi Keuangan diaktifkan) : Info Tagihan Pembayaran dan Rekap Pembayaran Kumulatif
• Kegiatan Bimbingan : Bimbingan KKN/PKN dan Bimbingan Skripsi Mahasiswa dengani pembimbing yang ditunjuk.
• Biodata : Lihat Biodata Mahasiswa, Ubah Biodata dan Ubah Password
3. Sistem Informasi Sarana dan Prasarana, memiliki fungsi untuk pengelolaan aset perguruan tinggi yang terdiri dari deskripsi aset, penomoran aset, lokasi aset dan jumlah aset.
4. Sistem Informasi Keuangan
   Sistem Informasi Keuangan dibangun berdasarkan kebutuhan akan kemudahan pengelolaan data keuangan bagi mahasiswa dan dosen/karyawan. Sistem ini tidak bisa berdiri sendiri dan implementasinya tergantung pada Sistem Informasi Akademik. Fitur-fitur dalam Sistem Informasi Keuangan ini digunakan untuk membuat data pembayaran biaya pendidikan mahasiswa, seperti SPP, uang pembangunan, dll. Data pembayaran tersebut dapat ditampilkan dalam berbagai format laporan yang akan memudahkan bagian keuangan dalam melakukan pemeriksaan dan evaluasi, seperti :
1. Keuangan Mahasiswa per jurusan yang terdiri dari Pengaturan Harga SKS, Info Pembayaran Mahasiswa, Tagihan Mahasiswa, Laporan Keuangan Mahasiswa per hari, bulan, semester dan tahunan, Cetak KRS dan Cetak KTM (akan dicetak jika mahasiswa sudah memenuhi kewajiban keuangannya).
2. Keuangan Dosen dan Karyawan yang terdiri dari Pengelolaan honor mengajar, gaji pokok, tunjangan, honor lain-lain, transaksi mengajar dosen serta cetak Slip Gaji
5. Sistem Informasi Perpustakaan
   Sistem Informasi Perpustakaan dibangun sebagai sistem yang bisa berdiri sendiri tetapi tetap bisa diintegrasikan secara utuh dalam SIMKA. Dengan demikian Sistem Informasi Perpustakaan ini bisa dijalankan tanpa SIMKA ataupun dengan SIMKA. Fitur-fitur dalam Sistem Informasi Perpustakaan adalah :
1. Portal Perpustakaan, yang berisi Profil Perpustakaan, Info Fasilitas, Berita dan Artikel, Agenda/Kalender Kegiatan, Galeri Foto, dan Buku Tamu.
2. Sistem Katalog yang terdiri dari Pengelolaan katalog perpustakaan dan Manajemen Arsip Digital termasuk print-out database katalog dalam berbagai format.
3. Sistem Transaksi Keanggotaan yang terdiri dari Pengelolaan anggota, Transaksi peminjaman dan pengembalian buku, sistem denda, dan pencetakan kartu anggota.
6. Sistem Informasi Alumni
   Sistem Informasi Alumni juga dibangun sebagai sistem yang bisa berdiri sendiri tetapi tetap bisa diintegrasikan secara utuh dalam SIMKA. Fitur-fitur dalam Sistem Informasi Alumni adalah berisi Profil Lembaga Alumni, Pengiriman Pesan antar Anggota, Berita dan Artikel, Agenda/Kalender Kegiatan, Galeri Foto, Forum dan Buku Tamu.