Sistem Penjualan Kredit

Oleh : Sulistyono

Adm. Niaga, Universitas Yudharta Pasuruan

Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit adalah:

- Fungsi penjualan, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gdang mana barang yang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman. Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat “back order” pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk mematuhi order dari pelanggan.

- Fungsi kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.

- Fungsi guadang, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.

- Fungsi pengiriman, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada berang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang.

- Fungsi penagihan, dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggug jawab untuk membuat dan mengirimakan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualn oleh fungsi akuntansi.

- Fungsi akuntansi, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan.

Informasi yang diperlukan manajemen pada penjualan kredit sama dengan informasi yang diperlukan manajemen pada penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan. Sedangkan dokumen yang digunakan pada penjualan kedit adalah surat order pemebelian yaitu:

1. surat order pengiriamn dan tembusannya

2. faktur dan tembusannya

3. rekapitulasi harga pokok penjualan

4. bukti memorial

contoh-contoh dokumen tersebut seperti surat order pengiriman, tembusan kredit (credit copy), surat pengakuan (acknowledgement copy), surat muat (bill of loading), slip pembungkusan (packing slip), tembusan gudang (warehouse copy), arsip pengendalian pengiriman (sales rder follow-up copy), arsip index silang(cross-index file copy), faktur penjualn (customer copies), tembusan piutang (account receivable copy), tembusan jurnal penjualan (sales journal copy), tembusan analisis (analysis copy), tembusan wiraniaga (salesperson copy).

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit ini memiliki kesamaan antara penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan, hanya saja pada penjualan kredit ini catatan yang digunakan ditambahkan dengan:

1. kartu persediaan, dimana catatan ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.

2. jurnal umum, catatan akunansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.

Jaringan prosedur. Sedangkan pada jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit ini, sama dengan sistem penjualan kredit dengan menggunakan kartu kredit perusahaan, hanya saja jaringan prosedur penjualan kredit ini juga mengalami penambahan prosedur yaitu:

1. Prosedur distribusi penjualan, dalma prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen.

2. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan, dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.

Unsur Pengendalian Intern: Organisasi

1. Fungsi Penjualan Harus Terpisah Dari Fungsi Kredit

Dalam transaksi penjualan, fungsi penjuala mempunyai kecendrungan untuk menjual barang sebanyak-banyaknya, yang sering kali mengabaikan dapat ditagih atau tidaknya piutang yang timbul dari transaksi tersebut. Oleh karena itu diperlukan pengecekan intern terhadap status krdit pembeli sebelum transaksi penjualan kredit dilaksanakan. Fungsi kredit diberi wewenang untuk menolak pemberian kredit kepada seorang pembeli berdasarkan analisis terhadap riwayat pelunasan piutangyang dilakukan oleh pembeli piutang tersebut dimasa yang lalu. Dengan dipisahkannyafungsi penjualan dengan fungsi kredit, resiko tidak tertagihnya piutang dapat dikurangi.

2. Fungsi Akuntansi Harus Terpisah Dari Fungsi Penjualan Dan Fungsi Kredit
Dengan dipisahkannya tiga fungsi pokok tersebut, catatan piutang dapat dijamin ketelitian dan dan keandalannya serta kekayaan perusahaan (piutang) dapat dijamin keamnannya(piutang dapat ditagih)

3. Fungsi Akuntansi Harus Terisah Dari Fungsi Kas Pemisahan kedua fungsi pokok ini akan mencegah terjadinya manipulasi catatan piutang yang dikenal dengan julukan lapping. Lapping merupakan bentuk kecurangan penerimaan kas dari piutang yang terjadi jika fungsi pencatatan piutang dan fungsi penerimaan kas dari piutang yang berada ditangan sau karyawan. Karyawan tersebut mempunyai kesempatan melakukan kecurangan yang disebut lapping dengan cara menunda pencatatan penerimaan kas dari seorang debitur, menggunakan kas yang diterima dari debitur untuk epentingan pribadinya, dan menutupi kecurangannya dengan cara mencatat kedalam kartu piutang debitur tersebut dari penerimaan kas dari debitur lainnya.

4. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut.
Dengan menggunakan unsur pengendalian intern tersebut, setipa pelaksanaan transaksi selalu akan tercipta internal check yang mengakibatkan pekerjaan karyawan yang satu dicek ketelitian dan keandalannya oleh karyawan lain.

 

Sekilas Tentang Logistik

oleh : Sulistyono

Adm. Niaga, Universitas Yudharta Pasuruan

 

Pengertian Logistik yang akan dibahas oleh penulis di bawah ini memiliki pengertian yang lebih luas dari sekedar distribusi, dimana di dalamnya terjadi pula pekerjaan penyimpanan, pengelolaan persediaan dan pengaturan delivery atau pergerakan barangnya.
 

Bila kita telusuri lebih dalam lagi, istilah Logistik berasal dari bahasa Yunani, yang terdiri dari dua suku kata, yaitu logic, yang berarti rasional, masuk akal dan dapat dipertanggungjawabkan dan suku kata keduanya adalah thicos, artinya berpikir. Jika arti kedua suku kata tersebut dirangkai, memiliki makna berpikir rasional dan dapat dipertanggungjawabkan.
 

Logistik memiliki banyak sebutan, namun artinya masih memiliki kesamaan, sebutan tersebut diantaranya business logistics, channel management, warehouse & distribution, industrial logistics, logistical management, material management, physical distribution, quick response systems, supply chain management, dan supply management. (Lambert, 1998)
 

Definisi lain yang lebih terstruktur adalah dikemukakan oleh Bowersox (1978), yaitu:”The process of strategically managing the movement and storage of materials, part and finished inventory from supplier, between enterprise facilities, and to customers”

Mengingat logistik akan selalu melibatkan unsur pemasok, manufaktur, distribusi dan para pelanggan, maka misi logistik harus dapat melaksanakan kegiatan pengiriman barang dan jasa yang diperlukan pelanggan secara efisien, adapun misi logistik yang dimaksud adalah: ( Ballou, 1992)

“The mission of logistics is to get the right goods, or services to the right place, at the right time, and in the desired condition, while making the greatest contribution to the firm”
 

Secara umum kegiatan logistik terdiri dari 2 (dua) kegiatan yaitu kegiatan pergerakan (move) dan kegiatan penyimpanan (store), sehingga jika kedua kegiatan ini direncanakan dan dikendalikan secara ketat, maka masalah sistem logistik secara keseluruhan akan dapat terselesaikan dengan baik.
 

Dua kegiatan utama tersebut diurai menjadi beberapa kegiatan yaitu pemrosesan pesanan, transportasi, persediaan, penanganan barang, struktur fasilitas dan sistem informasi dan komunikasi. Ketujuh kegiatan itu disebut juga sebagai bauran kegiatan logistik (logistics activity mix) dimana semua kegiatan tersebut tidak dapat dihindarkan keberadaannya dalam sebuah sistem rantai pasok (Supply Chain System).
 

Dalam sistem distribusi ini banyak faktor yang memengaruhi keberhasilan atau ketidakberhasilannya, adapun faktor dimaksud yaitu (1) apakah sarana dan prasarana angkutan sudah memadai, dalam rangka mengirim barang ke tujuan secara tepat waktu (transportation) (2) apakah yakin bahwa jumlah barang yang dikirim sudah pasti sesuai DO (Delivery Order) yang dikeluarkan Departemen Sales (inventory), (3) Apakah pusat-pusat distribusi (Warehouse) beserta fasilitas pendukungnya sudah siap, sehingga barang sampai ke Dealer tak terkendala (facility structutre), (4) apakah sistem penanganan barang-barang sudah memadai, sehingga tidak terjadi kerusakan dan kehilangan dalam distribusi (material handling), (5) apakah sistem informasi dan komunikasi yang dimiliki/digunakan sudah sesuai dengan kebutuhan (communication & information).

Dalam berbagai kegiatan organisasi yang berorientasi laba ataupun nirlaba, proses kegiatan logistik merupakan kebutuhan yang tak mungkin dihindarkan, karena akan selalu ada proses pergerakan dan penyimpanan (move and store activity). Apalagi kegiatan yang bertaraf nasional dan mendapat sorotan internasional, logistik mutlak harus mendapatkan perhatian yang serius. (AIG) 



sumber: http://barudakgudang.wordpress.com/2009/07/22/sekilas-tentang-logistik/