SIM (Sistem Informasi Manajemen)

Oleh : Afifa

Makalah Sistem Informasi Manajemen, Program Studi Ilmu Komunikasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Yudharta Pasuruan 2012-1

1.Pengantar

Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen.

Tujuan Umum SIM

• Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
• Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
• Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).

Proses Manajemen

Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:

• Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.
• Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
• Pengambilan Keputusan, proses pemilihan diantara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih diantara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.

Bagian-bagian SIM merupakan kumpulan dari sistem informasi:

• Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi dan transaksi keuangan.
• Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.
• Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems).
• Sistem informasi personalia (personal information systems).
• Sistem informasi distribusi (distribution information systems).
• Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).
• Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).
• Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems).
• Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems).
• Sistem informasi analisis software
• Sistem informasi teknik (engineering information systems).

2. Pengantar dan Konsep Dasar SIM

Apa yang dimaksud dengan informasi?

n  Informasi merupakan fakta, kejadian, statistik atau bentuk data lainnya yang dapat dipahami dan mempunyai arti, bernilai atau bermanfaat bagi seseorang untuk keperluan/pekerjaan tertentu.

n  Data pada umumnya harus diolah terlebih dahulu sehingga menjadi informasi yang dapat dipahami dan bermanfaat atau lebih bermanfaat.

Data, Information & Knowledge

n  Data merupakan deskripsi dasar akan suatu, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang dicatat, diklasifikasikan, dan disimpan tanpa suatu pengorganisasian sebelumnya.

n  Knowledge (pengetahuan) terdiri dari data dan/ atau informasi yang telah diorganisasikan dan diproses sehingga memberi pemahaman, pengalaman, pembelajaran, dan keahlian tertentu yang dapat diaplikasikan pada masalah bisnis yang dihadapi.

Informasi dalam Proses Bisnis Industri Manufaktur

Apa yang dimaksud dengan Teknologi Informasi?

n  Teknologi Informasi

n  berbagai teknologi (utamanya computer-based tool) yang digunakan manusia untuk bekerja dengan informasi dan mendukung pemenuhan kebutuhan informasi dan pemrosesan informasi suatu organisasi

n  Istilah umum yang menunjukkan berbagai teknologi yang membantu pengumpulan, penyimpanan, manipulasi/analisis, produksi, komunikasi, dan penyebaran informasi.

Mencapai kesuksesan bisnis melalui Teknologi Informasi

n  People menggunakan information technology untuk bekerja dengan information

n  Teknologi informasi merupakan faktor penting dalam kesuksesan dan inovasi bisnis

3. Sistem Informasi dan dukungannya pada bisnis

Sistem Informasi (SI) dan Dukungan SI dalam Bisnis

n  Informasi  merupakan fakta, kejadian, statistik atau bentuk data lainnya yang dapat dipahami dan mempunyai arti, bernilai atau bermanfaat bagi seseorang untuk keperluan/pekerjaan tertentu.

n  Data pada umumnya harus diolah terlebih dahulu sehingga menjadi informasi yang dapat dipahami dan bermanfaat atau lebih bermanfaat.

n  Teknologi Informasi (Information technology/IT)

n  berbagai teknologi (utamanya computer-based tool) yang digunakan manusia untuk bekerja dengan informasi dan mendukung pemenuhan kebutuhan informasi dan pemrosesan informasi suatu organisasi

n  Istilah umum yang menunjukkan berbagai teknologi yang membantu pengumpulan, penyimpanan, pemrosesan (manipulasi/analisis), serta komunikasi dan penyebaran informasi.

Sistem Informasi

n  Sistem informasi merupakan suatu sistem yang menerima data dan input lainnya dan memprosesnya menjadi informasi sebagai output

n  Suatu sistem infomasi mengumpulkan, menyimpan, memproses, dan menyebarkan informasi untuk suatu tujuan tertentu.

n  Sistem Informasi adalah sekumpulan elemen yang saling berhubungan (terintegrasi), yang mengumpulkan (atau mendapatkan), menyimpan, memproses, dan menyebarkan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan tujuan lain, baik orang maupun organisasi.

n  Komponen sistem informasi:

n  Infrastruktur (teknologi informasi)

n  SDM

n  Prosedur

n  Secara teori, sistem informasi dapat berupa lembaran kertas

n  Dalam bahasan perkuliahan ini difokuskan pada sistem informasi berbasis komputer (Computer-Based Information Systems/CBIS)
Computer Based Information System (CBIS)

n  Sistem informasi yang menggunakan teknologi komputer untuk melaksanakan satu atau seluruh tugasnya.

n  Komponen CBIS:

n  Infrastruktur; Teknologi komputer

n  Hardware

n  Software

n  Database system

n  Computer network system

n  SDM

n  Prosedur

Tekanan Bisnis, Respon Organisasi, dan Dukungan Teknologi Informasi

n  Lingkungan bisnis merupakan kombinasi dari faktor sosial, legal, ekonomi, teknologi, dan politik yang mempengaruhi aktivitas bisnis

n  Perubahan siginifikan pada faktor-faktor tersebut dapat menciptakan tekanan bisnis kepada organisasi

n  Tiga macam tekanan bisnis yang dihadapi adalah tekanan  pasar (market), teknolog, dan sosial.

Respon Organisasi

n  Sistem Strategis; memungkinkan organisasi meningkatkan pangsa pasar (market share) dan/atau profit.

n  Fokus pada konsumen; memungkinkan organisasi memberikan pelayanan konsumen yang sangat baik dan mencegah berpindahnya konsumen ke kompetitor.

n  Sistem “membuat berdasarkan pesanan” (Make-to-Order); merupakan strategi untuk memproduksi produk dan layanan sesuai dengan kebutuhan dan permintaan konsumen

n  Mass Customization; berproduksi dalam jumlah besar, tetapi tetap memungkinkan customizing (penyesuaian) dengan keinginan setiap konsumen

n  E-business dan E-commerce; strategi untuk menjalankan bisnis secara elektronik

4.TELEKOMUNIKASI , INTERNET, DAN E – BUSSINESS

Telekomunikasi dan Sistem Jaringan

Jaringan komputer – dua atau lebih sistem komputer yang saling terhubung dengan menggunakan kabel atau gelombang radio dalam suatu area geografis tertentu

Jaringan komputer yang tidak menggunakan kabel fisik disebut wireless

Manfaat Jaringan Komputer:

Kemampuan berkomunikasi dan berbagi

Menyimpan berbagai informasi pada suatu lokasi dalam jaringan dan kemampuan mengaksesnya

Memungkinkan orang berbagi informasi dan ide secara mudah

Mengkombinasikan kemampuan berbagai peralatan sebagai media kolaborasi untuk menggabungkan kemampuan orang-orang yang berbeda tanpa batasan lokasi

Kemampuan berkomunikasi dan berbagi

Menyimpan berbagai informasi pada suatu lokasi dalam jaringan dan kemampuan mengaksesnya

Memungkinkan orang berbagi informasi dan ide secara mudah

Mengkombinasikan kemampuan berbagai peralatan sebagai media kolaborasi untuk menggabungkan kemampuan orang-orang yang berbeda tanpa batasan lokasi

Internet

Definisi:

Suatu jaringan yang terbentuk dari jutaan jaringan pribadi yang lebih kecil yang masing-masing dapat bekerja independen maupun secara bersama dalam jaringan.

Jaringan yang menghubungkan jutaan komputer dan pribadi di seluruh dunia.

Intranet

Definisi:

Jaringan di dalam suatu organisasi yang menggunakan teknologi Internet untuk menyediakan lingkungan dan kemampuan Internet di dalam perusahaan untuk sharing informasi, komunikasi, kolaborasi, dan mendukung proses bisnis

Extranet

Definisi:

Hubungan jaringan yang menggunakan teknologi Internet untuk saling menghubungkan intranet suatu bisnis dengan intranet dari pelanggan, suppliers, atau business partners lainnya

Apa itu E-business?

Penggunaan teknologi Internet

Untuk bekerja dan membantu proses bisnis, electronic commerce (e-commerce), dan kolaborasi perusahaan

Di dalam suatu perusahaan dan dengan customer, supplier, dan business stakeholder lainnya.

Pada prinsipnya merupakan pertukaran nilai/manfaat secara online

Tujuh alasan utama membeli secara online:

1. Menghemat waktu dengan tidak pergi ke pasar/toko
2. Dapat berbelanja saat toko tutup (available 24/7)
3. Menghindari keramaian dan kekacauan
4. Kemungkinan menemukan harga yang lebih baik
5. Dapat menemukan produk secara lebih mudah
6. Dapat menemukan produk yang tidak tersedia di toko
7. Lebih mudah membandingkan harga

5. Sistem Informasi:
Macam dan Aplikasinya

Computer based information system (CBIS)

n  Suatu kombinasi yang terorganisir dari

n  Hardware; sekumpulan perangkat keras

n  Software; sekumpulan perangkat lunak

n  Data; sumber atau kumpulan data

n  Network; sistem jaringan

n  Policies and procedures;

sekumpulan kebijakan, posedur dan instruksi

n  People; orang-orang yang bekerja

n  Yang mengumpulkan, menyimpan, memproses, dan menyebarkan informasi di dalam organisasi

Lima fungsi dasar teknologi dan sistem informasi (apa yang dilakukan)

1. Capture (menangkap)

• Mendapatkan informasi pada titik asalnya/terjadinya

1. Cradle (menyangga)

• Menyimpan informasi

1. Create (menciptakan)

• Memproses untuk mendapatkan sesuatu yang baru

1. Convey (menyampaikan)

• Menyajikan informasi dalam bentuk yang bermanfaat

1. Communicate (mengkomunikasikan)

• Mengirimnya kepada orang lain

Sistem pendukung operasi (Operations support systems)

n  Definisi

Sistem informasi yang memproses data yang dimunculkan dan digunakan dalam operasi bisnis

n  Tujuannya adalah memproses transaksi bisnis secara efisien, mengontrol proses industri, mendukung komunikasi dan kolaborasi perusahaan, dan memperbaharui basis data perusahaan

Macam-macam Operations Support Systems

n  Transaction Processing Systems (TPS)

n  Merekam dan memproses data dari transaksi bisnis

n  Contoh:  pencatatan penjualan, sistem inventori, sistem akuntansi

n  Process Control Systems

n  Memonitor dan mengontrol proses-proses fisik produksi

n  Contoh:  dalam sistem penyulingan minyak digunakan sensor untuk memonitor proses kimiawi yang terjadi

n  Enterprise Collaboration Systems

n  Meningkatkan komunikasi tim maupun kelompok kerja

n  Contoh:  e-mail, videoconferencing

Sistem Pendukung Manajemen (Management Support Systems)

n  Definisi

Sistem informasi yang berfokus pada penyediaan informasi dan mendukung pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer

Macam-macam Management Support Systems

n  Sistem Informasi Manajemen (Management Information Systems/MIS)

Sistem informasi untuk fungsi manajerial

n  Menyediakan informasi dalam bentuk laporan dan tampilan yang telah ditentukan untuk mendukung pengambilan keputusan bisnis (O’Brien, 2004)

n  Menyediakan informasi rutin untuk aktivitas perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian (pengambilan keputusan) dalam area fungsional. (Turban, 2004)

n  Mendukung level manajemen

n  Contoh:  laporan analisis penjualan harian, laporan produksi

n  Decision Support Systems (DSS)

n  Menyediakan sistem interaktif yang bersifat sementara untuk mendukung pengambilan keputusan

n  Mengkombinasikan model analitis dan database untuk menyelesaikan permasalahan

n  Membantu pengambil keputusan atau manajer

n  Contoh:  Prediksi hasil untuk menentukan pengalokasian anggaran iklan

n  Executive Information Systems (EIS)

n  Menyediakan informasi penting bagi eksekutif dan manajer

n  Contoh:  akses informasi mengenai tindakan kompetitor



6.  MANAJEMEN DATA

Manajemen Data

Saat ini, perusahaan bisnis tidak dapat bertahan maupun sukses tanpa data yang berkualitas mengenai operasi internal maupun lingkungan eksternal mereka.

Organisasi modern menyadari bahwa mengelola data dengan baik seperti halnya mereka mengelola aset berharga lainnya merupakan kunci sukses yang penting dalam pasar saat ini.

Manajemen data

Definisi:

Aktivitas manajerial yang menggunakan teknologi sistem informasi dalam menjalankan tugas pengelolaan data organisasi untuk memenuhi kebutuhan informasi semua stakeholder bisnis mereka.

Permasalahan dengan pemrosesan data tradisional:

Pengulangan Data – pengulangan data membutuhkan pemutakhiran (update) pada semua file data tersebut yang disimpan

Kesulitan Integrasi Data – data yang disimpan dalam file yang terpisah yang membutuhkan program output khusus menyebabkan kesulitan dalam sistem pelaporan ad hoc

Ketergantungan Data – suatu program umumnya menginformasikan bagaimana data disimpan sehingga perubahan format penyimpanan membutuhkan perubahan program juga

Pendekatan Database Management System (DBMS)

Definisi:

Mengkonsolidasikan pencatatan data ke dalam satu database yang dapat diakses dengan berbagai program aplikasi yang berbeda.

Software interface antara users dan databases

Data disimpan satu kali, dan terpisah dari program aplikasi

Database Application Programs

Fungsi:

Membuat dan memproses forms

Membuat dan mengirimkan queries

Membuat dan memproses reports

Mengeksekusi logika aplikasi

Mengontrol aplikasi

Macam-macam Database

Operational – menyimpan data yang detail yang dibutuhkan untuk mendukung proses bisnis dan operasi perusahaan

Distributed – database yang di ulang dan didistribusikan secara keseluruhan ataupun sebagian ke server jaringan pada berbagai lokasi

External – berisi banyak sekali informasi yang tersedia dari layanan online komersial maupun dari berbagai sumber dalam World Wide Web

Data Warehouse

Definisi:

Database  berukuran besar yang menyimpan data yang telah disarikan/disaring (extracted) dari berbagai operational, external, dan database lain dalam organisasi

Data Mart

Definisi:

Database yang menyimpan kumpulan data tertentu dari sebuah data warehouse yang fokus pada aspek tertentu dalam perusahaan, misalnya satu departemen atau satu proses bisnis

Data Mining

Definisi:

Aktivitas analisis terhadap data dalam suatu data warehouse untuk mendapatkan pola dan kecenderungan yang tersembunyi dalam aktivitas bisnis masa lalu

Penggunaan Data Mining

Melakukan “market-basket analysis” untuk mengidentifikasi kumpulan produk baru.

Menemukan akar permasalahan kualitas atau permasalahan manufaktur lain.

Mencegah kekecewaan konsumen dan memperoleh konsumen baru.

Mengenali profil konsumen secara lebih akurat.