Sistem Informasi Manajemen Kampus (SIMKA)

Sistem Informasi Manajemen Kampus (SIMKA) adalah sistem yang digunakan untuk melakukan pengolahan data dan informasi kampus bagi kepentingan sivitas akademika serta kepentingan pihak ketiga (pemerintah dan publik). Sistem ini kami kembangkan sebagai pilot project sehingga nantinya jika sistem ini digunakan oleh perguruan tinggi lain maka diharapkan memiliki kecocokan sistem yang mendekati 100%.

Tentu saja, dikarenakan SIMKA ini dibuat untuk sistem pendidikan perguruan tinggi di Indonesia, maka sistem ini akan selalu mengikuti perkembangan peraturan dan kebijakan pemerintah dalam pendidikan tinggi. Salah satunya adalah pelaporan persemester (EPSBED) perguruan tinggi. Sistem Informasi Manajemen Kampus ini tentunya juga memiliki fitur export data ke format database yang digunakan DIKTI dalam pelaporan EPSBED sehingga perguruan tinggi yang menggunakan SIMKA tidak perlu repot-repot lagi melakukan input data dua kali.

Selain fitur export data ke EPSBED yang menjadi unggulan kami, berikut adalah beberapa keunggulan lainnya :

1. Berbasis web sehingga tidak membutuhkan software OS yang mahal untuk mengaplikasikannya. Bisa juga dipakai OS yang open source seperti Linux sebagai OS di server untuk meminimalkan biaya.
2. Kemudahan dalam penggunaannya karena memiliki menu-menu yang terbagi secara sistematis dan mudah dipahami (user-friendly interface).
3. Berbahasa Indonesia
4. Kustomisasi minor sesuai kebutuhan perguruan tinggi yang bersangkutan. Minor disini adalah selama tidak merubah sistem dan struktur database yang ada
5. Patch dan bug fixed gratis setiap kali kami meluncurkan versi baru
6. Bimbingan Penggunaan SIMKA melalui Pelatihan Terjadwal untuk 2 orang administrator.
7. Dukungan Bantuan dan Pemeliharaan SIMKA melalui telepon, chat, email, dan sms
8. Kunjungan maksimal 2 kali dalam sebulan tetapi sifatnya tidak wajib, hanya jika diperlukan (tergantung kebutuhan dan perjanjian). Kunjungan diluar kota Blitar dan Malang dikenakan biaya transportasi dan akomodasi.

Sistem Informasi Manajemen Kampus (SIMKA) ini dibangun bagi kebutuhan perguruan tinggi akan pengelolaan data dan informasi kampus melalui teknologi informasi untuk memudahkan institusi perguruan tinggi, mahasiswa dan dosen, serta masyarakat memperoleh informasi yang akurat dan cepat tentang perkembangan perguruan tinggi tersebut. Oleh karena itu Sistem Informasi Manajemen Kampus (SIMKA) ini terdiri dari beberapa aplikasi diantaranya :

1. Sistem Informasi Umum (Portal Kampus).
   Sistem Informasi Umum (Portal Kampus) dibangun sebagai suatu sistem yang bisa berdiri sendiri tanpa tergantung sub-sistem dalam SIMKA lainnya. Sistem Informasi Umum (Portal Kampus) memiliki fitur-fitur yaitu Profil Perguruan Tinggi (Visi, Misi, Fasilitas, Program Studi, dll), Info Fasilitas, Berita dan Artikel, Agenda/Kalender Akademik, Forum, Galeri Foto, Admisi Online, Pesan antar mahasiswa atau dosen dan Buku Tamu
2. Sistem Informasi Akademik
   Sistem Informasi Akademik dibangun menggunakan sistem bertingkat sesuai dengan tugas dan tanggung-jawab masing-masing bagian dalam perguruan tinggi, yaitu :
1. Administrator, memiliki fungsi sebagai pengendali utama sistem informasi akademik yang memiliki menu :
• Master Data : Pengelolaan data Profil Perguruan Tinggi dan BP-PT, Pengaturan data pimpinan dan program studi, Pengelolaan data dosen dan karyawan
• Transaksi Akademik : Pengaturan Admisi Maba dan KRS/KHS Manual
• Manajemen Sistem : Penentuan Hak Akses untuk setiap bagian sistem, Optimize Database dan Ubah Password Administrator
• Laporan-Laporan : Cetak Laporan Evaluasi Diri dan Laporan Pendukung Akreditasi
• Konversi Database ke EPSBED Dikti
2. Jurusan, memiliki fungsi pengaturan kegiatan perkuliahan, penelitian dan pengabdian masyarakat mahasiswa sesuai dengan jurusan/program studi masing-masing, dengan menu-menu :
• Pengaturan Mata Kuliah dan Cetak Daftar Mata Kuliah Per Semester
• Manajemen Pindah Kelas/Jurusan
• Pengaturan Pembimbing Akademik
• Manajemen Tugas Akhir : Pengelolaan Pembimbing KKN/PKN, Pengelolaan Pembimbing Skripsi, dan Pengelolaan Master Judul Skripsi Mahasiswa
• Ubah Password Admin Jurusan
3. Tata Usaha / Pengajaran, memiliki fungsi mengelola kegiatan belajar mengajar agar memiliki sinergi antar jurusan sehingga kegiatan perkuliahan tidak tumpang tindih antar jurusan. Menu-menunya antara lain :
• Pemilihan Jurusan yang akan dikelola
• Master Kegiatan Akademik : Pengaturan Semester Aktif, Pengaturan Jam Kuliah dan Jam Ujian, Pengaturan Bobot Nilai Huruf, Penentuan Konversi Nilai Angka ke Huruf, Pengaturan Konversi Kurikulum dan Cetak Data Konversi Kurikulum
• Master Kemahasiswaan : Data Kapasitas Maba, Pengelolaan Biodata Mahasiswa, Cetak Info dan Status Mahasiswa
• Perkuliahan : Data IP/IPK dan SKS Kumulatif Mahasiswa per angkatan, Pengelolaan Kelas Gabungan antar Jurusan, Pengaturan Jadwal Kuliah Dosen dan Kelas, Pelaporan Aktifitas Kelas (Total Dosen Masuk, Jumlah Mahasiswa per Kelas, Cetak Absensi, Cetak Daftar Hadir Ujian, Cetak Daftar Nilai), Cetak Jadwal Mata Kuliah, Pengelolaan Ujian Skripsi, Generate Nilai Sementara dan Cetak KHS Mahasiswa
• Ubah Password administrator Tata Usaha
4. Dosen, yang digunakan untuk kegiatan proses belajar mengajar dan berinteraksi dengan mahasiswa. Terdiri dari menu-menu :
• Perkuliahan : Info Jadwal Mengajar dan Kegiatan e-Learning (Pemberian Materi Kuliah, Tugas, Tanya Jawab/Kuis dan Pembuatan Satuan Acara Perkuliahan) untuk mahasiswa
• Pengelolaan Nilai Hasil Studi Mahasiswa : Pembobotan Komponen Nilai (Kompetensi, Absensi, Ujian Tengah Semester, dan Ujian Akhir Semester), Pemasukkan dan Penghitungan Nilai Akhir Mahasiswa serta Cetak Daftar Peserta dan Nilai Akhir (DPNA).
• Kegiatan Bimbingan : Bimbingan KKN/PKN dan Bimbingan Skripsi Mahasiswa jika ditunjuk menjadi pembimbing.
• Biodata : Lihat Biodata Dosen, Ubah Biodata dan Ubah Password
5. Mahasiswa, yang digunakan untuk memantau kegiatan akademik dan berinteraksi dengan dosen. Terdiri dari menu-menu :
• Perkuliahan : Info Jadwal Kuliah, Pengaturan Kartu Rencana Studi, Kegiatan e-Learning (Materi Kuliah, Tugas, Tanya Jawab/Kuis dan Info Satuan Acara Perkuliahan)
• Nilai Hasil Studi : Info Kartu Hasil Studi dan Transkrip Sementara Mahasiswa
• Keuangan (jika Sistem Informasi Keuangan diaktifkan) : Info Tagihan Pembayaran dan Rekap Pembayaran Kumulatif
• Kegiatan Bimbingan : Bimbingan KKN/PKN dan Bimbingan Skripsi Mahasiswa dengani pembimbing yang ditunjuk.
• Biodata : Lihat Biodata Mahasiswa, Ubah Biodata dan Ubah Password
3. Sistem Informasi Sarana dan Prasarana, memiliki fungsi untuk pengelolaan aset perguruan tinggi yang terdiri dari deskripsi aset, penomoran aset, lokasi aset dan jumlah aset.
4. Sistem Informasi Keuangan
   Sistem Informasi Keuangan dibangun berdasarkan kebutuhan akan kemudahan pengelolaan data keuangan bagi mahasiswa dan dosen/karyawan. Sistem ini tidak bisa berdiri sendiri dan implementasinya tergantung pada Sistem Informasi Akademik. Fitur-fitur dalam Sistem Informasi Keuangan ini digunakan untuk membuat data pembayaran biaya pendidikan mahasiswa, seperti SPP, uang pembangunan, dll. Data pembayaran tersebut dapat ditampilkan dalam berbagai format laporan yang akan memudahkan bagian keuangan dalam melakukan pemeriksaan dan evaluasi, seperti :
1. Keuangan Mahasiswa per jurusan yang terdiri dari Pengaturan Harga SKS, Info Pembayaran Mahasiswa, Tagihan Mahasiswa, Laporan Keuangan Mahasiswa per hari, bulan, semester dan tahunan, Cetak KRS dan Cetak KTM (akan dicetak jika mahasiswa sudah memenuhi kewajiban keuangannya).
2. Keuangan Dosen dan Karyawan yang terdiri dari Pengelolaan honor mengajar, gaji pokok, tunjangan, honor lain-lain, transaksi mengajar dosen serta cetak Slip Gaji
5. Sistem Informasi Perpustakaan
   Sistem Informasi Perpustakaan dibangun sebagai sistem yang bisa berdiri sendiri tetapi tetap bisa diintegrasikan secara utuh dalam SIMKA. Dengan demikian Sistem Informasi Perpustakaan ini bisa dijalankan tanpa SIMKA ataupun dengan SIMKA. Fitur-fitur dalam Sistem Informasi Perpustakaan adalah :
1. Portal Perpustakaan, yang berisi Profil Perpustakaan, Info Fasilitas, Berita dan Artikel, Agenda/Kalender Kegiatan, Galeri Foto, dan Buku Tamu.
2. Sistem Katalog yang terdiri dari Pengelolaan katalog perpustakaan dan Manajemen Arsip Digital termasuk print-out database katalog dalam berbagai format.
3. Sistem Transaksi Keanggotaan yang terdiri dari Pengelolaan anggota, Transaksi peminjaman dan pengembalian buku, sistem denda, dan pencetakan kartu anggota.
6. Sistem Informasi Alumni
   Sistem Informasi Alumni juga dibangun sebagai sistem yang bisa berdiri sendiri tetapi tetap bisa diintegrasikan secara utuh dalam SIMKA. Fitur-fitur dalam Sistem Informasi Alumni adalah berisi Profil Lembaga Alumni, Pengiriman Pesan antar Anggota, Berita dan Artikel, Agenda/Kalender Kegiatan, Galeri Foto, Forum dan Buku Tamu.

DataBase

 PENGERTIAN SISTEM MANAJEMEN BASIS DATA

1.   Basis Data

Basis data atau database, berasal dari kata basis dan data, adapun pengertian dari kedua pengertian tersebut adalah sebagai berikut :

Basis :       dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang atau berkumpul.

Data :       representasi  fakta  dunia  nyata  yang  mewakili  suatu  objek  seperti manusia   (pegawai,   siswa,   pembeli,   pelanggan),   barang,   hewan peristiwa,  konsep,  keadaan,  dan  sebagainya  yang  direkam  dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi, atau kombinasinya.

Dari kedua pengertian tersebut, maka dapat ditarik kesimpulan  bahwa pengertian dari   Basis Data adalah   Kumpulan file / table yang saling berelasi (berhubungan)   yang disimpan dalam media penyimpanan  eletronik. Dapat dikatakan pengertian lain dari basis data  adalah                 koleksi  terpadu  dari  data  yang  saling  berkaitan  yang  dirancang  untuk memenuhi  kebutuhan  informasi  suatu  enterprise (dunia  usaha).  Dari pengertian  tersebut dapat diambil kesimpulan  pada masing  – masing table / file didalam databaseberfungsi untuk menampung / menyimpan data – data, dimana masing – masing data yang ada pada table / file tersebut saling berhubungan dengan satu sama lainnya.

Tujuan dari dibentuknya basis data pada suatu perusahaan pada dasarnya adalah kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan kembali data.

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 1.1, terlihat bahwa pada gambar diatas itu bukan basis data melainkan lemari arsip, dimana pada setiap rak dalam lemari tersebut  dapat  menyimpan  dokumen  –  dokumen  manual  yang  terdiri  dari  lembaran  – lembaran kertas. Masalah yang dihadapi pada lemari arsip adalah kelambatan dalam menelusuri data – data yang ada pada lemari arsip tersebut, misalkan kita ingin mencari arsip untuk pegawai tertentu dihasilkan dengan lambat dikarenakan petugas harus mencari lembaran – lembaran yang ada pada dokumen tersebut dan ini sangat menyita waktu.

Sedangkan kalau kita bicara basis data, maka seluruh data – data disimpan dalam basis data pada masing – masing table / file sesuai dengan fungsinya, sehingga kita dengan mudah dapat melakukan penelusuran data yang diinginkan hal ini akan mengakibatkan pada kecepatan atas informasi yang disajikan.

Lemari arsip di sebuah ruang

Basis Data di sebuah hardisk

Didalam suatu media penyimpanan (hard disk misalnya), kita dapat menempatkan lebih dari 1 (satu) basis data dan tidak semua bentuk penyimpanan data secara elektronik dikatakan  basis  data,  karena  kita  bisa  menyimpan  dokumen  berisi  data  dalam  file  teks (dengan program pengolahan kata), spread sheet, dan lainnya.

Yang ditonjolkan dalam basis data adalah pengaturan / pemilahan / pengelompokan/ pengorganisasian data yang akan disimpan  sesuai dengan fungsi / jenisnya. Hal tersebut bisa berbentuk sejumlah file / table terpisah atau dalam bentuk pendefinisian kolom / field data dalam setiap file / table tersebut.

1.2.      Hirarki Data

Hirarki data dalam dikelompokkan  menjadi 3 (tiga) buah yaitu file, record dan elemen data, untuk lebih jelaskan dapat dilihat pada gambar 1.2. berikut ini.

1).     Elemen Data / Field / Atribut adalah satuan data terkecil yang   tidak dapat dipecah lagi menjadi  unit lain yang bermakna.  Pada data Mahasiswa,  field / atribut datanya

dapat berupa : nim, nama_m, tpt_lhr_m, tgl_lhr_m, alm_m dan dan atribut lainnya yang menyangkut mahasiswa tersebut. Istilah lainelemen data adalah medan / field, kolom, item, dan atribut. Istilah yang umum dipakai adalah field, atribut atau kolom.

2).     Rekaman  /  Record /  Baris adalah     gabungan  sejumlah  elemen  data  yang  saling terkait. Contohnya adalah nim, nama_m, tpt_lhr_m, tgl_lhr_m, alm_m an atribut lainnya dari seorang Mahasiswa dapat dihimpun dalam sebuah record / baris.

3).     Berkas / File / Table adalah kumpulan record sejenis yang mempunyai panjang atribut/ field sama, namun berbeda isi datanya.

1.3.      Sistem Basis Data

Sistem  basis  data  dapat  diartikan   sebagai   kumpulan   file  /  tableyang  saling berhubungan  (dalam  sebuah  basis  data  di  sebuah  sistem  komputer),  dan  sekumpulan program (DBMS / Database Management System) yang memungkinkan beberapa user (pemakai), dan / atau program lain  untuk mengakses dan memanipulasi file (table) tersebut. Komponen – komponen utama dari sebuah sistem basis data adalah sebagai  berikut :

1).     Perangkat keras (hardware)

2).     Sistem operasi (operating system)

3).     Basis data (database)

4).     Sistem (aplikasi/perangkat lunak) pengelola basis data (DBMS)

5).     Pemakai (user)

6).     Aplikasi (perangkat lunak) lain (bersifat optional)

Pada  gambar  1.3.  sistem  basis  data  dapat  dilihat  bahwa  basis  data  pada  intinya adalah  disimpan  pada  media  penyimpanan  elektronik  (hardisk),  sedangkan  database  adalah terdiri dari beberapa file / table yang saling berelasi (berhubungan). Basis data tersebut dikelola oleh DBMS (database  management  system) dandatabase tersebut dapat dimanfaatkan  oleh beberapa user (pemakai) yang dapat melakukan manipulasi pada database. Tidak semua user

dapat melakukan manipulasi data didalam database, hal ini diatur sesuai dengan hak aksesnya

1.3.1.      Perangkat Keras

Perangkat  keras  yang  biasanya  terdapat  dalam  sistem  basis  data  adalah sebagai berikut:

1).     Komputer  (satu  untuk  yang  stand-alone atau  lebih  dari  satu  untuk  sistem jaringan).

1).     Memori sekunder yang on-line (harddisk).

3).     Memori sekunder yang off-line (tape) untuk keperluan backupdata.

4).     Media / perangkat komunikasi (untuk sistem jaringan).

1.3.2.      Sistem Operasi

Merupakan  program yang mengaktifkan  / memfungsikan  sistem komputer, mengendalikan  seluruh  sumber  daya  dalam  komputer  dan  melakukan operasi  – operasi  dasar  dalam  komputer  (operasi  input/output),  pengelolaan  file,  dan  lain sebagainya.

Program  pengelola  basis  data  (DBMS)  akan  aktif  (running)  jika  sistem operasi yang dikehendakinya (sesuai) telah aktif.

Contoh daripada sistem operasi pada sistem komputer adalah MS-DOS, MS Windows (3.11,95,98 dan lainnya) untuk yang stand alone dan MS Windows (2000 Server, UNIX, LINUX,  Novel_Netware dan lain sebagainya) utuk yang jaringan.

1.3.3.      Basis Data

Sebuah sistem basis data dapat memiliki beberapa basis data. Setiap basis data dapat memiliki  sejumlah  objek basis data (seperti file/table, store procedure, indeks, dan lainya). Disamping berisi / menyimpan data, setiap basis data juga mengandung  / menyimpan  definisi struktur  (baik untuk basis  data maupun  objek- objeknya secara detail).

1.3.4.      Sistem pengelola basis data (DBMS)

Pengelolaan basis data secara fisik tidak ditangani langsung oleh user (pemakai),  tetapi  ditangani  oleh  sebuah  perangkat  lunak  (sistem)  yang  khusus  / spesifik.

Perangkat  inilah  disebut  DBMS,  yang  akan  menentukan  bagaimana  data diorganisasi,   disimpan,   diubah,  dan  diambil  kembali.   Perangkat   tersebut   juga menerapkan   mekanisme   pengamanan   data  (security),   pemakaian   data  secara bersama (sharing data), pemaksaan keakuratan / konsistensi data, dan sebagainya. Perangakat  lunak  yang  termasuk  DBMS  adalah  MS-Access,  Foxpro,  Dbase-IV, Foxbase, Clipper, dan lainnya untuk kelas sederhana, dan Oracle, Informix, Sybase, MS-SQL Server, dan lainnya untuk kelas kompleks / berat.

1.3.5.      Pemakai (Users)

Ada beberapa jenis / tipe pemakai pada sistem basis data, berdasarkan cara mereka berinteraksi pada basis data, diantaranya adalah:

1).     Programmer Aplikasi

Adalah pemakai yang berinteraksi dengan basis data melalui  DML(data  manipulation  language),  yang disertakan dalam program yang ditulis dalam bahasa pemrograman   induk   (seperti   pascal,   cobol,   clipper, foxpro, dan lainnya).

2). User Mahir (casual user)

Adalah pemakai yang berinteraksi dengan sistem tanpa menulis   modul   program.   Mereka   menyatakan   query (untuk akses data), dengan bahasa query yang telah disediakan oleh suatu DBMS.

3).     User Umum (End User)

Adalah pemakai yang berinteraksi  dengan sistem basis data              melalui    pemanggilan         satu         program                 aplikasi permanen, yang telah ditulis / disediakan sebelumnya.

4).     User Khusus (Specialized User)

Adalah  pemakai  yang  menulis  aplikasi  basis  data  non konvensional  untuk keperluan   khusus,   seperti   untuk aplikasi AI, Sistem Pakar, Pengolahan Citra, dan lainnyal, yang  bisa  saja  mengakses  basis  data  dengan  / tanpa DBMS.

Untuk sebuah sistem basis data yang stand-alone,  maka pada suatu saat hanya ada satu pemakai, sedangkan  untuk jaringan pada suatu saat ada banyak pemakai  yang dapat berhubungan  (menggunakan)  basis data yang sama. Pilihan untuk  stand-alone atau  jaringan  (multiuser)  tergantung   pada (ditentukan  oleh) kebutuhan pemakai, perangkat keras yang tersedia, sistem operasi yang digunakan, serta DBMS yang dipilih.

1.3.6.      Aplikasi (perangkat lunak) lain

Aplikasi lain ini bersifat optional, ada tidaknya  tergantung  pada kebutuhan kita. DBMS yang kita gunakan lebih berperan dalam pengorganisasian  data dalam basis data, sementara bagi pemakai basis data (khususnya yang menjadi end user) dapat disediakan program khusus untuk melakukan pengisian, pengubahan dan pengambilan data.

1.4.      Sistem Manajemen Basis Data (DBMS)

DBMS adalah koleksi terpadu dari program-program  (sistem perangkat lunak) yang digunakan  untuk mendefinisikan,  menciptakan,  mengakses  dan merawat database  (basis data).   Tujuannya   adalah   menyediakan   lingkungan   yang   mudah   dan   aman   untuk penggunaan dan perawatan database. Contoh daripada DBMS adalah Ms-Access, MS Sql Server dan Oracle.